Como Importar Catálogo de Cuentas desde excel

sábado, julio 30th, 2016

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Si necesitas empezar una nueva contabilidad, y notas  que puedes utilizar

las cuentas  que ya usas en otra empresa, pero no quieres  ingresarlo todo desde cero; puedes usar  la función “Importar Catálogo”  de Contaportable que te evita el trabajo de reingresar el catalogo  cuenta a cuenta.

Puedes importar fácilmente el catálogo que este almacenado en una hoja de excel. Solo debes asegurarte que el archivo desde el cual deseas importar cumpla los siguientes requisitos:

  1. Que este guardado en formato de Microsoft Excel 95 es decir que el archivo contenga la extensión .xls y no .xlsx como las versiones modernas
  2. La hoja que contenga el catálogo deberá tener dos columnas:
    1. Primera columna: deberá contener el código de cada cuenta
    2. Segunda columna: deberá contener el nombre de cada cuenta
  3. No deben existir cuentas con el mismo código, debes asegurarte de eliminar los duplicados.

Si todavía tienes dudas sobre si tu archivo cumple los requisitos puedes descargarte el archivo “Catalogo Demo” para que tengas una mejor idea sobre como crear tu archivo.

Asegúrate que tu archivo cumpla los requisitos y a continuación procede según los pasos que te detallo:

Limpiar la base de datos

Antes de importar debes asegurarte de que la base de datos no contenga ninguna información, caso contrario no podrás realizar la importación del catalogo de cuentas desde excel, por lo que antes que nada debes limpiar la base de datos del sistema.

ADVERTENCIA: Antes de limpiar la base de datos asegurate que no tengas ninguna información importante en el sistema, como partidas o cuentas contables, este proceso debes realizarlo con suma precaución. 

Paso1) Ve al menú herramientas y elige la opción Limpiar Base de Datos

Limpiar Base de Datos Contaportable

Limpiar Base de Datos Contaportable

 

Paso2) Escribe la clave. A continuación el sistema te pedirá que ingreses una clave, debes escribir

admin

En minúsculas y sin espacios,

Insertar Clave

Insertar Clave

paso3) Confirma que si en las siguientes pantallas y finaliza el proceso

Finalizar limpiar Base de Datos

Finalizar limpiar Base de Datos

Listo ya puedes realizar el siguiente paso, que es importar el catalogo nuevo al sistema

Importar el catálogo de cuentas

Ir al Menú Herramientas>Importar Catalogo Desde Excel

Selecciona la opción desde el menú  Herramientas>Importar Catalogo Desde excel

Menu Importacion

Importante : Debes asegurarte que el archivo que estas importando cumpla con las características que te detalle al principio

2_asegurar_archivo_excel_95

Busca y selecciona el archivo de Excel previamente creado, el archivo puede estar en cualquier lugar de tu disco duro.

3_seleccionarcata

El sistema cargará y  depurará las cuentas,  identificando aquellas con problemas como las  duplicadas por ejemplo, si existe una cuenta duplicada no se importará al catálogo

4_cuentas_duplicadas

Una vez se haya cargado el catálogo al sistema, te mostrará una pantalla con el resultado de la importación

5_verificar_catalogo

Puede marcar con tu mouse en negro las cuentas que no deseen que se importen, esto se se hace haciendo un click al lado izquierdo de cada cuenta

6_marcarennegro

Cierra esta pantalla para terminar el proceso

7_resultado

Click en aceptar, y listo tendrás listo tu catálogo para poder utilizarlo en tus partidas.

Si has seguido detalladamente cada uno de los pasos indicados para importar el catalogo habrás creado las cuentas  sin necesidad de digitar nada,  Contaportable se encargará por si solo de  clasificar y configurar las cuentas para que pueden mayorizar las partidas.

Con esta función puedes tener una plantilla en excel con las cuentas que necesites e importarlas a cada contabilidad nueva cada vez que crees una nueva empresa.

 

 

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